El 1er día hábil de cada año y mes, por lo regular, se procede con la toma de inventario general de los almacenes y centros de distribución; en tal sentido, comparto algunas ideas a considerar:
La Rutina regular del año:
- Si tu tamaño de inventario lo permite, se procederá a tomar inventario general por día.
- Caso contrario, se establecerá una toma de inventario aleatoria (Definiendo el Paretto por valoración y rotación).
- Es necesario validar que las toma de inventario aleatorio, se estén ejecutando. Debe existir un archivo de registros, quizás de los últimos 3 meses.
- Nuestro % ERI (Exactitud de Registro de Inventario), mostrará la gestión del Jefe/Gerente de Almacenes; y en base a esto, sustentará alguna diferencia que se registre.
- Realizar la valoración de las diferencias de inventario y compararlos con el valor de inventario promedio del Almacén. No es lo mismo 0.01% de diferencia de S/1 Millón que 0.01% de S/20 Millones.
Algunas lecciones aprendidas por la experiencia:
- La toma de inventario en la operación, debe ser una tarea no negociable; esto demanda disciplina y decisión gerencial.
- Tanto el control del inventario y los flujos de la operación de un almacén; representan el 50%-50% de la responsabilidad que tiene cada miembro del equipo.
- Si el almacén dispone de un sistema WMS; la toma de inventario de “ubicaciones vacías”, debe darse de forma disciplina; a la par del inventario de paletas incompletas o saldos.
- Suponer que las paletas completas, están “completas”, puede ser un grave error.
- El producto que más se pierde, es el producto que menos se mueve; y quizás estos no estén en el “radar” del inventario aleatorio.
- Camina, camina, camina; y el mismo personal propio o tercero, y te informarán sobre eventos – que tendrás que validar – sobre “robos sistemáticos” que se está registrando en el almacén.
- Ante la falta de toma de inventario regular, el sistema se debilita, y puede ser vulnerable a errores fortuitos o dolosos.
- Un %ERI al 100%, es posiblemente una forma de mostrar que se estén registrando algunas malas prácticas; por ejemplo: i) Buscar reponer stock con el área de Producción, sin registrar dicho stock en el sistema contable. ii) Despachar en menores cantidades a algunos clientes/Almacenes sucursales y luego, no reconocer dicha diferencia. iii) Registrar algunas facturaciones excesivas a los Transportista por diferencias en el despacho.
- Sistema de cámaras dentro del Almacén: Si, apoyan (En función a su grado de resolución), y así, en algunas ocasiones, evidenciar comportamientos inapropiados de algunos miembros (En su mayoría de veces, muy reducido) del equipo.
- Si logras un ERI del 99.7%, aún sigue considerando este indicador en el BIG PICTURE de la gestión (El sistema, puede tender al caos).
Refuerzo de tareas a la par del crecimiento de operaciones
Toda vez que las labores del almacén se incrementan, la sugerencia es proceder a reforzar las tareas de toma de inventario; como por ejemplo:
- Tomar el inventario general cada Domingo (Si fuese el día de “descanso” del Almacén)
- Se debe realizar el “corte documentario y de stock”; identificando el inventario que está en proceso de fabricación y/o en tránsito; y así, evitar una lectura incorrecta.
- Antes de iniciar las labores de inventario; el almacén debe estar ordenado y con pasillos despejados; y así, evitar: i) Errores en la toma, ii) Extender la tarea.
- El responsable, debe balancear la carga de trabajo; y así, permita (Siempre en función a la cantidad de stock) realizar 2 veces la toma de inventario por cada jornada.
- Es posible, que en la 1ra toma de inventario, lo desarrolle el Almacenero asignado – por lo regular – a dicha zona del almacén, con el ánimo de “afinar” el ordenamiento de la mercadería; y en la 2da toma del día; sea desarrollado por otro Almacenero que tiene otra
responsabilidad. (Y nos permita cruzar información). - Al final de la toma de inventario; se debe presentar el %ERI; y debe registrarse diferencias, estas deben ser revisadas vs. El conteo de inventario diario.
- Si sistema de toma de inventario se da con “Papel y lápiz”, se sugiere que cada Almacenero, presente su hoja de inventario, con los registros “garabateados”, es posible signo que la labor se realizó concienzudamente.
- El responsable – de ese día del inventario – debe realizar un muestro del 5% aprox. (Siempre sujeto a las cantidades de stock del Almacén) de los productos; para esto, puede considerar los productos: i) Mayor valor, ii) Mayor y menor rotación.
- Con el fin de sustentar dicho inventario aleatorio – por parte del responsable -se debe registrar la evidencia de la misma.
- TI para la toma de inventario puede apoyar: Si tu almacén dispone de un sistema WMS, esto puede facilitar la toma de inventario; sin embargo, es necesario revisar “los ajustes de inventario” que se generan día x día.
- Registrar la toma de inventario; con la firma de los responsables de dicha toma de inventario. (Si los dices que lo hiciste, “ponlo por escrito”)
- En el siguiente Domingo (O día de descanso de los flujos), se recomienda que sea otro grupo de inventariadores y así, validar los registros de toma de inventario.
- Si el almacén, está divido por sectores y zonas de almacenaje por tipo de producto; y así mismo, se asignan Almaceneros por cada una de ellas; se sugiere que en las tomas de inventario dominical, se asigne a otro Almacenero (Y así, evitar ser Juez y Parte).
Y con este enfoque, es muy probable que el ERI nos arroje un 99.99%; recuerda que el 100% es probable que sea una utopía.